5S - Primeiro Passo Para um Melhor Ambiente de Trabalho

        5S é uma metodologia originária do Japão que enquadra-se em um sistema de gestão para melhorar diversos aspectos, podendo ser aplicada tanto em âmbito profissional quanto pessoal. Este surgiu com o objetivo de melhorar um ambiente produtivo, mas hoje em dia é aplicado inclusive na gestão de processos.

        Esta metodologia se baseia em 5 estapas:

1.   SEIRI - Em português: Senso de Utilização
   
2.   SEITON - Em português: Senso de Organização
3.   SEISO - Em português: Senso de Limpeza
4.   SEIKETSU - Em português: Senso de Saúde e Padronização
   
5.   SHITSUKE - Em português: Senso de Disciplina

        Quando se fala de 5S, não estamos falando de algo que uma pessoa faz e logo todos estão fazendo, mas sim de algo que todos fazem, e logo torna-se rotina. O ser humano adaptou-se para viver em sociedade, possui interesses e necessidades diferentes de uma pessoa para a outra, mas uma coisa em comum podemos destacar: A habilidade de se adequar ao ambiente, seja por vontade de uma entidade suprema, ou mais de uma, ou mesmo a própria teoria da evolução por Charles Darwin, o ser vivo aprendeu com o tempo a se adaptar ao ambiente e a viver em sociedade, adequando-se a ela.

        Antes de falar mais a fundo sobre o 5S, tornou-se interessante compartilhar a história da "experiência dos 5 macacos e o banho gelado", já ouviu falar?

         Um grupo de cientistas colocaram 5 macacos dentro de uma sala, cada um com um porte físico diferente do outro, idades distintas e origens das mais diversas. Uma banana foi colocada no topo de uma escada, e esta escada foi colocada no centro da sala. Os cientistas saíram do local e observaram por uma janela de vidro do qual os macacos não conseguiriam enxergar através. 

        Quando um dos macacos percebeu a banana, ele foi logo até a escada, e ao colocar um pé no primeiro degrau, um banho de agua fria foi despejado sobre os outros macacos. Os cientistas entraram na sala e colocaram outra banana sobre a escada, e assim se repetiu mais algumas vezes.

        Depois de um número razoável de vezes em que os macacos tomaram banho de agua fria por um deles ir até a escada e comer a banana, os macacos começaram a perceber um padrão, e, sabendo que seriam castigados quando algum deles fosse lá pegar a banana, os macacos começaram a se unir para impedir que qualquer macaco subisse na escada.

        Mas a experiência não parou por aí.

        Quando os macacos, mesmo famintos, não iam até a banana para comê-la, os cientistas trocaram um dos macacos por outro, o qual não conhecia as regras. Como esperado, ao sentir fome ele foi em direção à escada, mas os outros o impediram antes que ele alcançasse a mesma, com o passar do tempo o novo macaco se adaptou e não tentou mais ir até a comida.

        Seguindo a experiência, aos poucos todos os macacos iniciais foram substituídos por outros. Foi assim que os cientistas perceberam que, mesmo sem saber os efeitos de ir até a comida, os macacos não faziam isso, e ainda impediam os que tentavam. Os macacos adquiriram o hábito de não ir até a comida.

        Se fosse uma fábula e os macacos pudessem falar, se algum dos cientistas perguntasse à eles por que não vão até a comida, e ainda impedem os que tentam ir, eles provavelmente responderiam: "Não sei, por aqui sempre foi assim..."

        Conclusão: O ambiente tem uma forte influência sobre o comportamento do ser vivo.

        A decisão de implantação do 5S não passa por uma simples equação contábil entre despesas e ganhos, mas por um sentimento de que uma organização só sobrevive se possuir um ambiente físico e comportamental voltado para o ser humano. Isto não significa que uma organização deve implantar o 5S com um objetivo meramente social ou por capricho, mas objetivando ganhos de produtividade.

        A introdução do 5S em nossa empresa provocou, em um primeiro momento, um movimento propício para uma mudança de comportamento coletivo, e foi chamado de "mutirão 5S". Este foi realizado focado nos 3 primeiros "S", e realizado sem muita instrução, para que aqueles sem conhecimento e experiência nenhuma, pudessem experimentar por si mesmos o que era um 5S na prática.

           Os 3 primeiros “S”(SEIRI, SEITON e SEISO) são principalmente mecânicos, fazendo com que as pessoas utilizem os seus sentidos para praticá-los. A experimentação com a prática dos 3 primeiros “S” é fundamental para entender os  seus conceitos. Desta forma, quando mais carente está o ambiente em relação aos sensos de utilização, ordenação e limpeza, mais forte é o aprendizado. Isto justifica a dificuldade que se tem na adesão do 5S na parte administrativa da empresa. Após a eliminação dos problemas básicos com a prática dos 3 primeiros “S”, há um ambiente físico adequado e então uma certa disposição inconsciente ao desleixo para com as necessidades suplementares representadas pelos últimos 2 "S" (SEIKETSU e SHITSUKE).

        A seguir uma explicação mais completa do que são cada um dos 5 Sensos:

Outras traduções: Classificação, Seleção, Descarte.

LEMA: Saber usar sem desperdiçar.

        Alguns exemplos de atividades a serem realizadas:

• Descarte de recursos e documentos obsoletos 
• Redução de papéis sobre mesas e armários 
• Redução do consumo de itens de escritório (caneta, papel, tinta de impressora, toner de copiadora, energia para iluminação e ar condicionado, copos descartáveis, etc.).
  

        Principais benefícios:

• Redução, e até eliminação, do desperdício
• Melhor utilização dos espaços.

         Dicas de aplicação:

• Analise cada recurso que você mantém no ambiente. Retire todas as coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possíveis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local.

• Evite excessos. Tenha somente o necessário e na quantidade necessária.

• Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.

• Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que você não usa com freqüência.

• Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de forma que não gerem riscos ou perdas.

OBJETIVOS:

• Redução de consumo;
• Manutenção dos recursos úteis;
• Reutilização dos recursos;
• Dispor-se de recursos desnecessários;
• Compartilhamento de recursos;
• Descarte adequado de recursos inuteis.

VALORES RESGATADOS:

• Menor apego a bens materiais;
• Desenvolvimento do ato de compartilhar.

 

Outras traduções: Arrumação, Ordenação.

LEMA: Organizar para facilitar o acesso e a reposição.

        Alguns exemplos de atividades a serem realizadas:

• Revisão do layout Identificação e sinalização de compartimentos e ambiente;
• Definição de locais de guarda ;
• Ordenação dos recursos e dos documentos nas mesas, armários e locais fechados.

        Principais benefícios:

• Redução do tempo e dos desgastes físicos e mentais para acessar àquilo que se deseja;
• Gerar maior produtividade.

        Dicas de aplicação:

• Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc.
•  Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual. Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual.
•  Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários.
•  Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos. A identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que você.
•  Facilite a localização e o acesso aos recursos e documentos físicos, aperfeiçoando a identificação e sinalização.
•  Guarde os recursos de acordo com a freqüência de uso. Aquilo que você usa de vez em quando pode ser guardado de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos e seja em no máximo 30 segundos. Aquilo que você usa com freqüência deve ser acessado em, no máximo, 8 segundos.
•  Evite empilhamento de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o acesso e a reposição, facilitando a desordem.
• Quando o volume é incompatível com o espaço reduza o volume, aumente o espaço ou utilize melhor o espaço vertical.
• Discuta com os demais usuários do ambiente a melhor forma de organizar os recursos permanentes para facilitar o acesso, a circulação, a limpeza, a segurança e o conforto.

OBJETIVOS:

• Guardar recursos em locais adequados;
• Desenvolver visão espacial;
• Liberar espaço para trânsito;
• Criar um ambiente visualmente agradável.

VALORES RESGATADOS:

• Desenvolvimento de competências de planejamento;
• Conforto e o sentir-se bem em um ambiente.

Outras traduções: Inspeção, Zelo. Obs: Pode ser escrito SEISO ou SEISOU.

LEMA: Saber usar, sem sujar, acabar com as fontes da sujeira.

        Alguns exemplos de atividades a serem realizadas:

• Reciclagem de papéis Coleta seletiva 
• Manutenção da limpeza em espaços de uso coletivo como sala do café, copiadoras, reunião e banheiros. 
  

        Principais benefícios:

• Imagem positiva do ambiente
• Bem-estar, incluindo os espaços coletivos. 

        Dicas de aplicação:

• A limpeza feita pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de malefícios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho;
• Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado, cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde;
• Usar adequadamente os locais de uso coletivo, como banheiros, copa, espaço do café, salas de reunião, máquina copiadora, impressora compartilhadas, corredores, etc. Caso estes ambientes ofereçam limitações para se manterem limpos, procure o responsável e dê sugestões de melhorias (conservação, lixeiras, papel, layout, avisos, odor, recursos para a limpeza, tapetes, etc.). Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros.
• Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente para facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado (quantidade,  localização, conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta seletiva. Dê sugestões de melhorias.

OBJETIVOS:

• Evitar a criação da sujeira;
• Manter inspeções frequentes;
• Atacar aquilo que gera a sujeira.

VALORES RESGATADOS:

• Preocupação com o meio ambiente;
• Humildade e simplicidade;
• Percepção crítica e sujestiva.

Outras traduções: Higiene, Asseio, Bem-estar

LEMA: Manter os primeiros "S" no dia a dia, além de cuidar da saúde do corpo e da mente.

        Alguns exemplos de atividades a serem realizadas:

• Padronização de identificações e sinalizações Avaliação da ergonomia; organização dos arquivos virtuais 
• Definição de regras de convivência 
• Campanhas voltadas para a saúde não relacionada ao trabalho (obesidade, dependência química, sedentarismo, stress, integração do grupo, etc.).

        Principais benefícios:

• Estabelecimento de regras que beneficiam às pessoas;
• Preocupação com a higiene do trabalho (ergonomia);
• Ampliação do 5S para os meios virtuais.

        Dicas de aplicação:

• Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não existam alguns deles, dê sugestões.
• Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso.
• Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há desconfiança, solicite um estudo de um especialista.
• Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exercícios de relaxamento; Previna doenças contraídas fora do trabalho (obesidade, dependência química, stress, sedentarismo, etc.); Crie o hábito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizações, torneio de jogos, gincanas, etc.); Discuta com a equipe uma decoração adequada para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.

OBJETIVOS:

• Melhorar a educação alimentar;
• Investir na busca pela felicidade e satisfação pessoal;
• Trabalhar exercícios e saúde física;
• Tornar o ambiente ergonômico;
• Evitar dependências químicas.

VALORES RESGATADOS:

• Saúde e felicidade plena;
• Amor pelo trabalho;
• Valorização da vida;

Outras traduções: Autodisciplina, Autocontrole, Respeito.

LEMA: Cumprir rigorosamente o que foi estabelecido.

        Alguns exemplos de atividades a serem realizadas:

• Levantamento de satisfação dos clientes internos e externos Cumprimentos de regras de convivência;
• Manutenção da ordem e da limpeza;
• Tratamento adequado para os arquivos virtuais.

        Principais benefícios:

• Maior otimização do tempo em função de uma maior pontualidade;
• Liberação de tempo para atividades pessoais fora do horário de trabalho;
• Aumento da satisfação dos clientes internos e externos;
• Desenvolvimento de espírito de equipe.

        Dicas de aplicação:

• Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horário definidos. Na impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir atrasos;
• Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente sugestões aos responsáveis, mas respeite o que foi definido;
• Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.

OBJETIVOS:

• Trabalhar o cumprimento de metas;
• Seguir adequadamente as normas, regras e políticas;
• Decidir democraticamente;
• Desenvolver espírito de equipe.

VALORES RESGATADOS:

• Cooperação e Responsabilidade;
• Respeito e Tolerância;
• Desenvolvimento de responsabilidades;
• Senso de equipe/unidade/pertencimento.

Como cada um dos "S" contribui para com a ISO 9001:2015?

• SEIRI - Conservação dos recursos
• SEITON - Identificação, sinalização, manuseio e rastreamento
• SEISO - Ambiente adequado à qualidade
• SEIKETSU - Procedimentos
• SHITSUKE - Cumprimento dos procedimentos,

        Veja a seguir uma descrição mais detalhada de como eles contribuem:

       👉 O Senso de Utilização, prega que devemos ter no ambiente de trabalho os recursos necessários, na quantidade adequada, que estejam em plenas condições de uso e que os utilizemos corretamente. 

• Reter no ambiente apenas Documentos e Registros atualizados, mantidos e utilizados no dia a dia; 
• Instrumentos calibrados e funcionais; 
• Equipamentos em boas condições de uso e com um plano de manutenção preventiva atualizado;
• Criar e registrar indicadores e gráficos.

        E estes são apenas alguns exemplos de como o SEIRI contribui para a Qualidade.

       👉 O Senso de Organização consiste em ter locais de trabalho com locais definidos e adequados para a guarda de cada recurso, sinalizações de emergência e de identificação estrategicamente posicionados e sempre que possível, os recursos, ambientes e locais de guarda devem estar identificados e sinalizados. A rastreabilidade de produtos sub-acabados e acabados em qualquer ambiente ou fase de processo é bastante facilitada quando o ambiente tem este “S” praticado por todos. 

       👉 O Senso de Limpeza tem como principal objetivo a manutenção da limpeza de ambientes e instalações e a constatação daquilo que é a raíz da criação de sujeira, para que possa ser analisado e resolvido. A limpeza feita com a postura de inspeção gera uma tendência pró-ativa e cria uma intimidade entre a pessoa e ambiente. Esta postura se estende inconscientemente para os cuidados com equipamentos, instrumentos e outros recursos, este é fundamental para a obtenção da Qualidade. 

       👉 O Senso de Saúde e Padronização resulta em pessoas com menor desgaste físico e mental, gerando condição para a continuidade da qualidade ao longo do dia de trabalho. Um ambiente mais humanizado, mais ergonômico e mais padronizado tem relação direta com a concentração e motivação das pessoas, gerando uma qualidade de acordo com o especificado. 

       👉 O Senso de Disciplina não se limita apenas a manter os 3 primeiros “S” no dia-a-dia, mas também prega que as Normas da Qualidade e os Procedimentos de Trabalho, sejam cumpridas pelas pessoas, sem depender de monitoramento ou cobranças. 

 

 

Autora: Luara Fonseca Justo - Comitê Técnico de Implantação de Normas 

Data de criação: 04/10/2023

Referências: Harold Ribeiro - www.pdca.com.br